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Charte

Voici la charte de l’association étudiante l’AGLEBUS, qui énonce l’ensemble des règles et les principes fondamentaux de l’association. Cette charte a été adoptée lors de l’assemblée générale du 22 avril 2014.

 

Article Titre Description
Préambule
           0 Origine L’Association des gais, lesbiennes et bisexuel(le)s de l’Université de Sherbrooke crée en 1997 change son nom en 2014 pour AGLEBUS.
I – Dispositions générales
           1 Nom Les individus s’identifiant à la diversité sexuelle ou de genre ainsi que les personnes alliées, étudiant à l’Université de Sherbrooke, constituent une corporation qui porte le nom d’AGLEBUS.
           2 Abrogation Lors de leur entrée en vigueur, les présents règlements abrogeront tous les règlements antérieurs.
           3 Entrée en vigueur Les présents règlements entrent en vigueur le jour de leur adoption en assemblée générale.
           4 Interprétation Dans les présents règlements :

  • « Association » signifie AGLEBUS;
  • « membre » désigne tout membre étudiant (article 7) ou membre sympathisant (article 8) de l’Association;
  • « officier » désigne toute personne occupant un poste au conseil d’administration.
           5 Buts de l’Association
  • Créer un environnement social, ouvert et amical pour les personnes s’identifiant à la diversité sexuelle ou de genre et leurs alliés évoluant à l’Université de Sherbrooke;
  • Offrir aux membres de l’Association des occasions de partage et de communication relatives à leur orientation sexuelle ou identité sexuelle;
  • Permettre l’épanouissement des membres à travers diverses activités de groupe;
  • Démystifier la diversité sexuelle ou de genre et obtenir une certaine visibilité auprès des différents groupes sociaux;
  • Lutter contre les comportements, attitudes et pratiques discriminatoires à l’Université;
  • Conscientiser les membres sur l’importance de faire respecter leurs droits;
  • Prévenir la transmission des infections transmises sexuellement et par le sang en sensibilisant les membres aux moyens de s’en prémunir.
           6 Siège social L’Association a son siège social sur le campus de l’Université de Sherbrooke.
           7 Membre étudiant Est membre étudiant de l’Association toute personne inscrite comme étudiant à l’Université de Sherbrooke et inscrite sur la liste de diffusion de l’Association avec une adresse courriel valide. Ce faisant, la personne est réputée adhérer et s’engager à suivre les objectifs de l’Association.
           8 Membre sympathisant Est membre sympathisant de l’Association toute personne autre que membre étudiant (article 7) et inscrite sur la liste de diffusion de l’Association avec une adresse courriel valide. Ce faisant, la personne est réputée adhérer et s’engager à suivre les objectifs de l’Association.
           9 Droits des membres Les membres bénéficient des droits suivants :

  • De participer à toutes les activités de l’Association;
  • De recevoir les avis de convocation des assemblées des membres;
  • D’assister aux assemblées des membres;
  • Pour les membres se prévalant de leur droit de vote (article 22), de voter lors des assemblées des membres.
         10 Retrait d’un membre Un membre peut renoncer à tout moment à son statut de membre en en faisant la demande par écrit à un officier.

 

         11 Exclusion d’un membre Un membre de l’Association peut être exclu, avec motif, par le conseil d’administration, au cours d’une assemblée régulière ou d’une assemblée spéciale du conseil d’administration convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée par la majorité (50%+1) de tous les officiers.

 

Le membre visé par cette exclusion doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président d’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

         12 Cotisation L’Association n’exige pas de cotisation de la part de ses membres.
         13 Registre des membres Un registre des membres en règle doit être maintenu à jour par le conseil d’administration. Il correspond à la liste des membres étudiants (article 7) et des membres sympathisants (article 8).
         14 Logo Seule une personne autorisée par le conseil d’administration peut utiliser le logo de l’Association.
II – Assemblées générales
         15 Définition L’assemblée générale des membres est la principale instance décisionnelle de l’Association. Elle est composée de tous les membres étudiants en règle de l’Association, tels que définis à l’article 7.
         16 Pouvoir de l’Assemblée générale L’assemblée générale a le pouvoir :

  • de voter, modifier ou abroger les règlements relatifs au bon fonctionnement de l’Association;
  • d’élire les membres du conseil d’administration;
  • de s’assurer de la bonne gestion des biens et deniers de l’Association en recevant le bilan et les états financiers annuels fournis par le conseil d’administration;
  • de prendre connaissance et d’adopter les rapports de toutes les instances de l’Association (conseil d’administration, sections, comités, etc.);
  • d’adopter et d’amender les règlements généraux de l’Association.
         17 Assemblées générales régulières L’Association tient minimalement une assemblée générale régulière par année.

 

L’assemblée annuelle est tenue dans les quatre-vingt dix (90) jours suivant la fin de l’année financière de l’Association.

         18 Convocation Une assemblée générale régulière est convoquée dix (10) jours avant sa tenue au moyen d’un avis affiché aux endroits déterminés par le conseil d’administration. L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour de l’assemblée.
         19 Irrégularités Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition et le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.
         20 Assemblée générales spéciales Lorsqu’une affaire urgente l’exige, une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le conseil d’administration. Une telle assemblée peut également être convoquée à la suite d’une demande écrite ratifiée par dix (10) membres se prévalant  de leur droit de vote (voir article 22). Lorsque ces conditions sont remplies le conseil d’administration doit donner suite à la demande. L’assemblée générale spéciale doit être convoquée dans un délai de quarante huit (48) heures par affichage d’avis de convocation aux endroits déterminés par le conseil d’administration.

 

La requête doit mentionner le ou les buts pour lesquels l’assemblée doit être convoquée.

 

À défaut par le conseil d’administration de convoquer et de tenir une telle assemblée dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de réception de la demande, les requérants peuvent le faire.

         21 Quorum La présence de huit (8) membres se prévalant de leur droit de vote (article 22) constitue un quorum suffisant pour tenir toute assemblée générale. S’il y a reprise de l’assemblée, le quorum est constitué des membres présents se prévalant de leur droit de vote (article 22).
         22 Droit de vote Les modalités d’exercice du vote sont les suivantes :

  • Seuls les membres étudiants (article 7) on le droit de vote (les membres sympathisants – article 8 – n’ont pas le droit de vote en assemblée générale);
  • Les votes par procuration ne sont pas valides;
  • Les votes se prennent à main levée à moins que le scrutin secret soit demandé par un membre se prévalant de son droit de vote;
  • Sauf disposition contraire dans la loi, les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix des membres présents (50%+1);
  • En cas d’égalité des voix, le ou la président(e) a un vote prépondérant.
         23 Président et secrétaire d’assemblée L’assemblée générale désigne son président et son secrétaire d’assemblée.
III – Le conseil d’administration
         24 Composition Le conseil d’administration est composé des postes suivants : Président(e), Vice-président(e) aux communications, Vice-président(e) aux activités, Trésorier(ère), Vice-président(e) à la sensibilisation, Secrétaire, Conseillers ou Conseillères.
         25 Pouvoir et responsabilités du conseil d’administration Le conseil d’administration gère et dirige les affaires de l’Association. Sans que cette énumération ne soit limitative ni exhaustive, il est responsable de :

  • S’assurer du respect des orientations décidées en assemblée générale;
  • Gérer les affaires de l’Association selon le mandat reçu de l’assemblée générale;
  • S’assurer de la conservation de tous les documents de l’Association;
  • Mettre en place les comités relatifs à la bonne marche des affaires de l’Association et en superviser les activités;
  • Nommer un membre de l’Association à tout poste vacant au conseil d’administration entre les assemblées générales.
         26 Destitution d’un officier Un officier peut être destitué de ses fonctions avant terme, avec motif, par les membres se prévalant de leur droit de vote (article 22), au cours d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée par les deux tiers (2/3) des membres se prévalant de leur droit de vote (article 22) présents à l’assemblée.

 

L’officier visé par cette destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée spéciale des membres convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président d’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

         27 Durée du mandat La durée du mandat des officiers du conseil d’administration est d’une année à partir de la date de l’élection ou jusqu’à ce que son successeur ait été désigné ou élu. Le mandat des officiers est renouvelable.
         28 Fin de mandat A la fin du mandat ou lors d’une démission ou d’une destitution, un officier doit rendre à l’Association tous les documents, dossiers, biens ou objets de valeur appartenant à cette dernière.
         29 Rémunération Les officiers du conseil d’administration ne reçoivent aucune rémunération pour les services rendus dans l’accomplissement de leurs fonctions. Ils peuvent, par contre, être dédommagés pour les dépenses encourues dans le cadre de leurs fonctions, sur présentation de pièces justificatives.
         30 Vacance Lorsque le poste d’un officier devient vacant, à la suite d’un décès, une démission, une incapacité de siéger ou une destitution, le conseil d’administration peut nommer un membre de l’Association pour assurer la fin du terme du poste vacant.
         31 Président(e) Le ou la président(e) :

  • est le premier représentant et le porte-parole officiel de l’Association;
  • veille aux intérêts généraux de l’Association;
  • est responsable de l’exécution des tâches du conseil d’administration;
  • convoque et préside les assemblées du conseil d’administration;
  • signe les contrats, ententes et les chèques de l’Association;
  • donne mandat, à toute personne apte à le faire, de le remplacer dans certaines de ses fonctions;
  • a la garde de tous les documents et archives de l’Association;
  • rédige et diffuse les convocations des assemblées générales conformément aux présents règlements;
  • s’occupe de la correspondance de l’Association.
         32 Vice-président(e) aux communications Le ou la vice-président(e) aux communications :

  • veille au maintien et à l’amélioration de la visibilité de l’Association sur les campus;
  • est responsable de la conception, de la modération et de l’entretien du site internet de l’Association ainsi que des médias sociaux de l’Association;
  • donne mandat à toute personne apte à le faire à le seconder dans ses fonctions.
         33 Vice-président(e) aux activités Le ou la vice-président(e) aux activités :

  • s’occupe de la mise au point du calendrier des activités de l’Association;
  • est responsable de la mise sur pied des activités tenues par l’Association;
  • élabore les publicités nécessaires à la promotion des différentes activités de l’Association;
  • doit tenir un bilan sur l’atteinte des objectifs et sur l’achalandage des différentes activités;
  • doit assurer les fonctions et responsabilités de la présidente ou du président au cas où celle-ci ou celui-ci se trouve dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions pour une période déterminée;
  • donne mandat à toute personne apte à le faire à le seconder dans ses fonctions.
         34 Vice-président(e) à la sensibilisation Le ou la vice-président(e) à la sensibilisation :

  • s’occupe de la conception et de l’organisation des activités de sensibilisation de l’Association sur le campus et hors campus;
  • donne le mandat à toute personne apte à le faire à le seconder dans ses fonctions.
         35 Secrétaire Le ou la secrétaire :

  • seconde le président dans ses fonctions;
  • seconde la vice-présidence aux communications dans ses tâches de modération;
  • rédige et signe les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration en consignant les présences et les absences des officiers.
         36 Trésorier(ère) Le ou la trésorier(ère) :

  • perçoit et administre les argents de l’Association;
  • tient à jour les livres et les pièces justificatives;
  • dépose intégralement les deniers de l’Association dans une institution financière choisie par le conseil d’administration;
  • signe et endosse les chèques conjointement avec le président;
  • effectue tous les paiements par chèque;
  • voit à la préparation des états financiers de l’Association;
  • produit et présente des rapports financiers à chaque assemblée générale annuelle.
         37 Conseillers ou Conseillères Il y a au plus cinq (5) postes de conseiller(ère)s au conseil d’administration.

 

Les conseiller(ère)s voient au bon fonctionnement des tâches déléguées au regroupement étudiant, tout en apportant des idées et des suggestions qui pourraient servir à améliorer le sort de ce groupe.

         38 Obligations d’intégrité et de loyauté Chaque officier doit exécuter ses fonctions et s’acquitter de ses obligations avec intégrité et loyauté dans l’intérêt de l’Association. Il ne doit pas utiliser à ses propres fins, directement ou indirectement, quelques informations ou connaissances qui soient de nature confidentielle.
         39 Conflits d’intérêts L’officier doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’officier. L’officier est en conflit d’intérêts notamment lorsque ses intérêts personnels sont tels qu’il peut être porté à préférer certains d’entre eux à ceux de l’Association ou que son jugement et sa loyauté envers l’Association peuvent être défavorablement influencés.

 

Tout officier en position de conflit d’intérêts ou susceptible d’être en position de conflit d’intérêts doit dénoncer ce fait au conseil d’administration et cette dénonciation doit être notée au procès-verbal de l’assemblée du conseil d’administration. Cet officier ayant dénoncé son conflit d’intérêts devra s’abstenir de délibérer et de voter sur la question.

IV – Procédure d’élection au conseil d’administration
         40 Éligibilité Toute personne ayant un statut de membre étudiant (article 7) ou de membre sympathisant (article 8) et respectant les critères suivants est éligible à l’un des postes d’officier en élection :

  • être une personne physique;
  • être âgé de dix-huit (18) ans ou plus;
  • ne pas être un majeur en tutelle ou en curatelle ou assisté d’un conseiller;
  • ne pas faire l’objet d’une interdiction d’exercer cette fonction par un tribunal;

De plus seul un membre étudiant (article 7) peut assurer la présidence de l’Association.

         41 Droit de vote Seuls les membres étudiants (article 7) ont le droit de vote aux élections du conseil d’administration.
         42 Président(e) et secrétaire d’élections L’assemblée d’élection désigne son président et son secrétaire d’élections.
         43 Mises en candidature Les mises en candidatures doivent être remises au président d’élections lors de l’assemblée d’élections. Toutes les candidatures doivent être appuyées par un membre se prévalant de son droit de vote (article 41).

 

Il n’est pas nécessaire, aux fins de l’élection d’un officier, que celui-ci soit présent à l’assemblée où l’élection a lieu, mais il doit avoir signifié par écrit son acceptation d’être mis en candidature.

         44 Scrutin secret Il y a six (6) postes à pourvoir au conseil d’administration en excluant les conseillers. Le président d’élection procède à un vote à main levée sauf s’il y a une demande de vote secret.

 

Le conseil d’administration a la responsabilité de pourvoir tout poste vacant.

V – Assemblées du conseil d’administration
         45 Convocation Les officiers sont convoqués aux assemblées du conseil d’administration dans un délai de cinq (5) jours par tout moyen jugé pertinent par le conseil d’administration. Le conseil d’administration doit s’assurer que les membres de l’Association sont informés de la tenue de leurs assemblées.
         46 Membres observateurs et huis clos Tous les membres de l’Association ont le droit d’assister aux assemblées du conseil d’administration en tant qu’observateurs. Toutefois, le conseil d’administration peut décréter un huis clos s’il le juge opportun.
         47 Quorum Le quorum des assemblées du conseil d’administration est constitué de la majorité simple (50% + 1) des officiers.
         48 Droit de vote Tous les officiers ont le droit de vote aux assemblées du conseil d’administration. Les questions soumises aux assemblées sont décidées à la majorité simple des voix des membres présents (50%+1).

 

Les résolutions écrites et signées de tous les officiers ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une réunion.

         49 Vote prépondérant En cas d’égalité des voix lors des assemblées du conseil d’administration, le ou la président(e) a un vote prépondérant.
         50 Téléconférence Un officier peut participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant de communiquer oralement avec le groupe, notamment par téléphone ou vidéoconférence. Il est alors réputé avoir assisté à la réunion.
         51 Retrait d’un officier Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper ses fonctions, tout officier qui :

  • perd son statut de membre;
  • présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
  • est absent à deux (2) réunions consécutives du conseil d’administration, absences inscrites dans les procès verbaux des assemblées;
  • décède ou devient inapte;
  • est destitué comme prévu à l’article 26.
VI – Dispositions financières
         52 Exercice financier L’exercice financier de l’Association débute le 1er septembre et se termine le 31 août.
         53 Institutions financières Le conseil d’administration entérine les institutions financières où seront déposés les deniers de l’Association.
         54 Livres et comptabilité Le ou la trésorier(ère) tient les registres comptables où sont enregistrés les fonds perçus ou déboursés par l’Association, les biens qu’elle détient, ses dettes et obligations et toutes ses transactions financières.
         55 Signataires Le ou la président(e) et le ou la trésorier(ère) sont d’office signataires des chèques de l’Association. Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, nommer un autre signataire.
         56 Dissolution En cas de dissolution de l’Association, tout l’argent en possession du trésorier ou de la trésorière doit être remis à un autre organisme situé en Estrie et ayant un mandat similaire à celui de l’Association.
VII – Amendements aux règlements généraux
         57 Amendements Seule l’assemblée générale peut amender les présents règlements. Tout amendement doit recueillir les deux tiers (2/3) des voix des membres se prévalant de leur droit de vote (article 22).

 

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